Ahorro de papel en impresión y fotocopias

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Mediante pequeños gestos cotidianos se puede ahorrar mucho papel, lo cual repercutirá, además de en el medio ambiente, también en la economía. La impresión y fotocopiado constituyen los principales consumos de papel en una oficina, por lo que cualquier medida de ahorro que establezcamos aquí será muy importante.

A continuación se detallan algunas prácticas para ahorrar papel al imprimir y fotocopiar.


Control del número de copias e impresiones
Una vez nombrada la persona responsable del control del papel en la oficina será muy fácil controlar e informar mensualmente sobre las fotocopias que se realizan.

Fotocopiar a doble cara
Una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel en una oficina es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Al utilizar las dos caras los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y de transportar.
En algunas ocasiones es necesario fotocopiar o imprimir a una sola cara, pero la mayoría de las veces no es así. Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo a doble cara, se puede conseguir la reducción del 20% del consumo del papel de una oficina.

Velocidad
Fotocopiar a doble cara normalmente es más lento que a una cara. En algunas máquinas hay una gran diferencia de velocidad por lo que hay personas que no usan la doble cara. Será necesario convencerlos.

Atascos
En muchas ocasiones la fotocopiadora se atasca al copiar a doble cara o al utilizar papel usado por una cara. Hay que conseguir que el técnico de mantenimiento lo arregle lo antes posible.

Fotocopiar dos hojas por cara en borradores
Puedes utilizar la opción de incluir dos o más copias por cada cara que tienen algunas fotocopiadoras.

Reducción del tamaño de la imagen al fotocopiar
Se puede utilizar el zoom para reducir documentos grandes a tamaño A4. La mayoría de las fotocopiadoras tienen marcada la posibilidad de reducir de tamaño A3 a A4.

Imprimir a doble cara
Si tu impresora lo permite, configúrala de manera que imprima por defecto a doble cara. Asegúrate de que la próxima impresora que se compre permita la impresión a doble cara. Si no imprime directamente a doble cara, puedes imprimir primero las páginas impares, colocar las hojas impresas de nuevo en la bandeja de papel asegurando que están en la posición correcta e imprimir luego las paginas pares.

Elección del tamaño de letra y fuente
Elige siempre el tipo de letra más pequeño que puedas, pasar de tipo 14 a tipo 11, por ejemplo, puede ahorrar muchas hojas. Puedes trabajar en la pantalla del ordenador con un tipo de letra grande ej. 14 o 16 y una vez realizadas las correcciones necesarias y esté listo para imprimir, cambiar todo el texto a tipo 10, 11 o 12. Cada fuente de letra también ocupa un espacio diferente, por ejemplo, Times ocupa menos espacio que Arial. Elige las fuentes más pequeñas.

Configuración de página
Configura por defecto márgenes muy pequeños, para imprimir borradores o documentos internos y cambia los márgenes cuando tengas que imprimir un informe o carta definitiva, procurando siempre dejar el menor margen posible.

Corrección en pantalla
Corrige en pantalla en lugar de en el papel. Pasa el corrector ortográfico y/o gramatical antes de imprimir. Puedes aumentar el tamaño de letra del documento para que te resulte más fácil la corrección y una vez terminada, establecer el tamaño de letra definitivo.

Anular opción de pruebas en impresoras

Evitar copias innecesaria
Se pueden poner notas recordatorias en las pantallas de los ordenadores como:
¿Seguro/a que necesitas imprimir/copiar este documento?
¿Has comprobado cuantas copias necesitas?
¿Has revisado y corregido el documento antes de imprimirlo?
Piensa que cada copia/impresión cuesta X Pts.

Guardar archivos no impresos en ordenador
No es necesario guardar copias en papel de todos los documentos e informes. Se pueden guardar en el disco duro, disquetes, CDs, microfichas, etc. Esto permitirá además el ahorro de espacio de almacenamiento.

Conocer el uso correcto de fotocopiadoras e impresoras
Es muy importante que todos los usuarios conozcan el funcionamiento correcto de impresoras y fotocopiadoras para evitar el despilfarro de papel. En muchas empresas se realizan pequeños cursos sobre el funcionamiento de las máquinas para todos los trabajadores, a cargo de los técnicos de las empresas proveedoras. También deben conocer la asignación correcta de bandejas de fotocopiadoras e impresoras, las órdenes de impresión.

Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras
Los defectos de tonner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras ocasionan despilfarros importantes de papel. Es importante que haya una persona encargada de avisar inmediatamente al servicio de mantenimiento y de informar al resto de usuarios de que las máquinas no están en condiciones de trabajar hasta que se revisen.

Fuentes: reciclapapel.org /consumer.es

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